Ajouter/supprimer action

Ajouter action : permet de créer une nouvelle action.

Onglet cycles de vie :

1. Saisissez un nom.

2. Etats du cycle de vie : Indiquez l'état initial du document soumis au workflow en choisissant dans les listes déroulantes l'état principal (Conception, Validé, Obsolète, Supprimé)  et le sous-état.

3. Indiquez l'état final du document soumis au workflow en choisissant dans les listes déroulantes l'état principal (Conception, Validé, Obsolète, Supprimé)  et le sous-état.

4. Utilisateurs de l'action : Choisissez, dans la liste de gauche, les utilisateurs pour lesquels l'action sera proposée et les déplacer dans la liste de droite en utilisant les flèches. Pour rajouter des utilisateurs, utilisez la commande administrer les utilisateurs.

5. Types de document de l'action : Choisissez, dans la liste de gauche, les types de document pour lesquels l'action sera proposée et les déplacer dans la liste de droite en utilisant les flèches.

Onglet Demandes d'approbation :

1. Lorsqu'une demande d'approbation est envoyé à l'approbateur, le message saisi lui sera affiché. Si plusieurs approbateurs sont sélectionnés, chacun d'eux peut avoir un message personnalisé en cliquant sur Ajouter.

2. Choisissez, dans la liste de gauche, les utilisateurs qui recevront la demande d'approbation de l'action et les déplacer dans la liste de droite en utilisant le flèche verte. Pour rajouter des utilisateurs, utilisez la commande administrer les utilisateurs.

3. Choisissez Approuvé par tous les approbateurs. Dans ce cas, tous les approbateurs doivent accepter la demande afin que l'action soit réalisée. En choisissant Approuvé ou refusé par le premier approbateur, l'accord ou le refus d'un seul approbateur suffit à la réalisation ou l'annulation de l'action. Dans ce cas, après accord ou refus du premier approbateur, la question ne sera plus posée aux autres approbateurs.

4. Cochez l'option Gestion de l'état de refus d'approbation permet de définir dans quel état et sous-état, le document est renvoyé en cas de refus de l'approbation. Si l'option n'est pas coché, le document revient à l'état Conception - Aucun.

Onglet Notifications par e-mail : pour chaque demande d'approbation, mais aussi en cas d'acceptation ou de refus, un e-mail peut être envoyé automatiquement sur la messagerie externe des utilisateurs sélectionnés. Le serveur de courrier doit être configuré et une adresse e-mail valide assignée aux utilisateurs.

Pour la création de la demande, l'approbation ou le refus :

1. Notifier le demandeur permet d'envoyer un e-mail au demandeur.

2. Sélectionnez dans la liste de gauche les utilisateurs à notifier en les passant dans la liste de droite par la flèche verte.

3. Sélectionnez un modèle d'e-mail.

4. Validez en cliquant sur .

Modifier action : permet de modifier l'action existante.

1. Modifier la fenêtre (voir les explications d'ajouter action).

2. Validez en cliquant sur .

Supprimer action : permet de supprimer l'action sélectionnée.

1. Validez en cliquant sur .

Lorsque  l'approbation sera acceptée, l'état initial du document passera automatiquement à l'état final défini dans cette action.

• Le workflow doit être assigné au projet afin de pouvoir utiliser les actions définies dans ce projet.

• La commande contextuelle workflow sera disponible sur chaque document.

• Il peut y avoir plusieurs actions dans le même workflow. Si par exemple, le cycle de vie d'une pièce est : Prototype > Pré-série > Validation, il faudrait créer ces 3 actions. A cela s'ajoute Validation vers obsolète, et il faut également prévoir les types de documents qui vont directement de Conception à Validation comme par exemple les matières et revêtements. Si la matière n'est pas validée, il ne sera pas possible de valider une pièce.

Il est possible de créer son propre modèle de e-mail :

1. Ouvrir le projet Modèles de documents société. (Bouton TopSolid > Fichier > Modèles > Ouvrir mes modèles société).

2. Créer un nouveau document Définition de rapport depuis l'onglet Spécial.

3. Saisissez un nom.

4. Choisissez un type de document source dans la liste déroulante.

5. Double-cliquez dans la partie centrale pour ouvrir l'éditeur de rapport.

6. Créer votre rapport personnalisé et enregistrez-le.

7. Mettez au coffre.

NOTE : L'éditeur de rapport a sa propre aide en ligne (FAQ).