Aktion hinzufügen: Hiermit können Sie eine neue Aktion erstellen.

Registerkarte "Lebenszyklus":

1. Geben Sie einen Namen ein.

2. Lebenszyklus-Status: Geben Sie den ursprünglichen Zustand des Dokuments an, das an den Workflow weitergeleitet wird, indem Sie den Hauptstatus (Entwurf, Validiert, Veraltet, Gelöscht) und den Teilstatus aus der Dropdown-Liste auswählen.

3. Geben Sie den Endzustand des Dokuments an, das an den Workflow weitergeleitet wird, indem Sie den Hauptstatus (Entwurf, Validiert, Veraltet, Gelöscht) und den Teilstatus aus der Dropdown-Liste auswählen.

4. Aktionsbenutzer: Wählen Sie in der Liste links die Benutzer aus, denen die Aktion vorgeschlagen wird, und bewegen Sie sie mit den Pfeilen in die Liste rechts. Um Benutzer hinzuzufügen, benutzen Sie den Befehl Benutzer verwalten.

5. Aktionsdokumenttypen: Wählen Sie in der Liste links die Dokumenttypen aus, denen die Aktion vorgeschlagen wird, und bewegen Sie sie mit den Pfeilen in die Liste rechts.

Registerkarte "Genehmigungsanforderungen":

1. Wenn dem genehmigenden Benutzer eine Genehmigungsanforderung geschickt wird, wird die eingegebene Nachricht angezeigt. Wenn mehrere genehmigende Benutzer ausgewählt werden, kann jeder eine personalisierte Nachricht erhalten. Klicken Sie dazu auf Hinzufügen.

2. Wählen Sie in der Liste links die Benutzer aus, die eine Genehmigungsanforderung erhalten sollen, und bewegen Sie sie mit dem grünen Pfeil in die Liste rechts. Um Benutzer hinzuzufügen, benutzen Sie den Befehl Benutzer verwalten.

3. Wählen Sie Von allen genehmigenden Benutzern genehmigt. In diesem Fall müssen alle genehmigenden Benutzer dem Antrag zustimmen, damit die Aktion durchgeführt werden kann. Indem sie Genehmigt oder abgelehnt vom ersten genehmigenden Benutzer auswählen, ist die Zustimmung oder die Ablehnung von nur einem genehmigenden Benutzer ausreichend, um die Aktion zu bestätigen oder abzubrechen. In diesem Fall wird nach der Zustimmung oder der Ablehnung des ersten genehmigenden Benutzers die Frage den anderen genehmigenden Benutzern nicht mehr angezeigt.

4. Aktivieren Sie die Option Verwaltung abgelehnter Genehmigungsanforderungen, um festlegen zu können, welcher Status und Teilstatus dem Dokument im Falle einer abgelehnten Genehmigungsanforderung zugewiesen wird. Wird die Option nicht aktiviert, wird dem Dokument der Status "Entwurf - Keiner" zugewiesen.

Registerkarte "E-Mail-Benachrichtigungen": Für jede Anforderung, aber auch, wenn sie anerkannt oder abgelehnt wird, kann automatisch eine E-Mail an den externen Posteingang der ausgewählten Benutzer geschickt werden. Der Mailserver muss konfiguriert und eine gültige E-Mail-Adresse dem Benutzer zugewiesen worden sein.

Zur Anforderungserstellung, Genehmigung oder Ablehnung:

1. Mit Bewerber benachrichtigen kann eine E-Mail an den Bewerber verschickt werden.

2. Wählen Sie in der linken Liste die zu benachrichtigenden Bewerber aus, indem Sie sie mit dem grünen Pfeil in die rechte Liste verschieben.

3. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus.

4. Bestätigen Sie durch Klicken auf .

Aktion ändern: Hiermit können Sie eine vorhandene Aktion ändern.

1. Ändern Sie das Fenster (siehe Erklärung zum Hinzufügen von Aktionen).

2. Bestätigen Sie durch Klicken auf .

Aktion löschen: Hiermit können Sie die ausgewählte Aktion löschen.

1. Bestätigen Sie durch Klicken auf .

Wenn die Genehmigung angenommen wird, geht das Dokument automatisch vom ursprünglichen Zustand zum Endzustand über, der in diesem Abschnitt definiert wird.

• Der Workflow muss dem Projekt zugewiesen werden, um die Aktionen zu verwenden, die in diesem Projekt definiert wurden.

• Der Kontextbefehl Workflow ist für jedes Dokument verfügbar.

• Sie können einige Aktionen im gleichen Workflow haben. Zum Beispiel sieht der Lebenszyklus eines Bauteils so aus: Prototyp > Vorproduktion > Validierung. Sie müssen diese 3 Aktionen erstellen. Vergessen Sie nicht, "Validierung" zu "Veraltet" hinzuzufügen. Sie müssen auch Dokumente berücksichtigen, die direkt von "Entwurf" zu "Validierung" übergehen, wie zum Beispiel "Material" oder "Beschichtung". Wenn das Material nicht validiert wird, ist es nicht möglich, das entsprechende Bauteil zu bestätigen.